Microsoft 365におけるデータ使用量の確認方法

はじめに

こんにちは！ネットワールドでMS担当している石坂と申します。今日は、Microsoft 365上でのデータ使用量をどうやって確認するか、そのステップを楽しく簡単にご紹介しますね。

会社の合併分割等でMicrosoft365テナントを移行したいというお話を少しづつうかがうようになってきました。データ移行をする際に、今どのくらいの容量を使用しているのかを確認することが移行計画を検討するためのファーストステップとなります。

お客様に代わってデータ使用量を確認する際に参考となる手順についてご紹介します。

Exchange Online、SharePoint Online、OneDriveの順にご説明します。

ステップ1: Exchange Onlineのデータ使用量確認方法

まずはExchange Onlineから始めましょう。あなたのメールボックスがどれくらいのデータを使っているのか、確認してみましょうね。

サインイン手順
- https://admin.microsoft.com/にアクセス。
- ご自身のアカウントでログインしてください。
使用量確認方法の詳細
- 管理者権限で以下のURLにアクセスします。https://admin.microsoft.com/#/reportsUsage/MailboxUsage
- Exchangeの「Mailbox Usage」を選択します。
- ここで、使用中のデータ容量を見ることができます！
- 下に移動すると「エクスポートをクリックして、ファイルを出力することができます。

ステップ2: SharePoint Onlineのデータ使用量確認方法

次はチームでファイル共有することが多い、SharePointのデータ使用量をチェックしてみましょう。

SharePoint Online管理画面アクセス手順
- 管理センターホームの左タブからSharePointを選択します。
使用量確認方法の詳細
- アクティブなサイトを選択します。
  
  エクスポートをクリックして、ファイルを出力します。

ステップ3: OneDriveのデータ使用量確認方法

最後に、個人利用や小規模チームでの共有に便利なOneDriveでの確認方法です！

サインイン手順
- 同じくMicrosoft 365ポータルから左のタブから「レポート」→「利用状況」を選択
  (すべて表示をクリックするとレポート画面が現れます。）。
使用量確認方法の詳細
- 利用状況のOneDriveを選択します。
- 表示されるメニューから「利用状況」タブを開きましょう。
- ここでストレージの使用状況をチェックできます！

まとめ

Microsoft 365上でのデータ管理は、思ったよりも簡単だったでしょう？移行のための計画に利用する以外にも、こまめに使用量を確認し、必要ないファイルを削除することで、ストレージを効率的に使えます。データのバックアップもお忘れなく、万が一の時に備えましょう！そして、原則的なことですが、多くのファイルを扱う際にはフォルダ分けを心がけることでデータ探しの時間を大幅に短縮できるのでお勧めです。