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2018/08/10

Forms と Flowを使ってお手軽アンケートを作ろう(後編)

皆さん、暑い日が続いておりますが如何お過ごしでしょうか。

来週からお盆休みを取られる方も多いかなぁと思いますが、弊社も11日(土)から

16日(木)まで夏季休業期間となります。

こちらのブログも夏季休業前の最後?の投稿としてお伝えしたいと思います。

今回は前回に引き続き、Formsを使用したアンケートフォームの作成手順をお伝え

していきたいと思います。

前回記事:Forms と Flowを使ってお手軽アンケートを作ろう(前編)

ちなみに前回の記事に書き損ねてしまったのですが、Formsの回答結果はExcel

ファイルとして記録されるようになっています。

 

Excelファイルの保存場所は個人のフォームとして作成した場合、作成したユーザー

自身のOneDriveドキュメントフォルダに保存されます。

 

今回のようにグループフォームとして作成した場合はOffice365グループの

SharePointサイト配下のドキュメントライブラリに保存されます。

 

またFormsから新規フォームを作成した場合、ファイル名の既定値が

「無題のフォーム」となっていますので、フォームを新規作成した後に

ファイル名をフォームのタイトルに合わせて変更しておく事をお薦めします。


※ファイル名を編集してもフォームとの紐づけが消えてしまう事はありません。

 

では今回の本題となる部分を解説していきます。

 

今回は前回作成したアンケートフォームに対してFlowテンプレートを利用して、

アンケート管理者グループアドレスとアンケート回答者に 対して自動でメールを

通知する設定を行います。

まずは事前準備として前回作成したアンケートフォームの情報を確認します。

 Image1

アンケートフォームを開いてブラウザのアドレスバーに記載されているURLから

「Formid=」以降の文字列をコピーし、メモ帳などに保存します。

Image2

Formsはフォーム毎に一意のIDが割り当てられますので、この後にFlowの処理に

紐づけるため、このIDを利用します。

IDの情報を取得したら、ここからはFlowを利用したステップに移ります。

Flowでは非常に多くのFlowテンプレート(自動処理のひな型)が用意されています。

 

今回使用するテンプレートはこちらとなります。

 

Send an Outlook email for each Microsoft Forms survey response

https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/galleries/public/templates/75d21f267b73455191f8a5dbe6784da4/send-an-outlook-email-for-each-microsoft-forms-survey-response/

 

フォームに新しい回答が登録されるとメールで通知するというシンプルなテンプレート

になっています。

 

このテンプレートにひと手間を加えて設定を進めていきます。

 

まず「続行」をクリックします。

Image3

Flowに紐づける、アンケートフォームを指定します。

 

個人で作成したフォームであればドロップダウンから候補を選択出来るようになって

ますが、グループフォームとして作成した場合、候補として表示する事が出来ません。

 

そのためここでは「カスタム値の入力」を選択します。

 

Image4

このカスタム値として入力する値が最初の手順で保存しておいたFormIDの文字列

となります。

Mail02

IDを指定した後は、メール通知に関わる部分を設定していきます。

 

今回メール通知として以下の2つの処理を行います。

 

1.管理者グループアドレスへ新規回答が登録された旨をメール通知

2.回答者メールアドレスへ回答受領メールを通知

(メール本文には回答者のアンケート回答結果を記載して通知します)

 

1から順番に手順を進めていきます。

 

まず最初に管理者グループアドレスへのメール通知フローを設定します。

 

「メール送信(Send an email)」ステップに移動し、必須項目を以下のように記載して

いきます。

Mail01

宛先:管理者グループアドレス

件名:ブログアンケートに新規回答がありました

本文:(波線以下の部分を本文とします)

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

ブログアンケートに新規回答がありました。

 

内容を確認する場合は、以下のファイルを確認下さい。

 

https://xxxxxxxxxxxx.sharepoint.com/:x:/r/sites/smg-test-o365g/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc=%7B9A4AB2B1-F974-4232-90ED-468E485BC6A0%7D&file=%E7%84%A1%E9%A1%8C%E3%81%AE%E3%83%95%E3%82%A9%E3%83%BC%E3%83%A0.xlsx&action=default&mobileredirect=true

 

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

※本文には、回答結果のURLを追加しました。

続いて、「詳細オプションを表示する」をクリックし、追加のフィールドを表示します。

Mail03_3

既定では「差出人」フィールドがブランクとなっています。

差出人を指定しなかった場合、送信元メールアドレスが作成者個人のアドレスになって

いますので、ここを管理者用グループアドレスで明示的に書き換えます。

Mail04_2  

括弧内に記載されていますが、前編記事でお伝えしたように、グループアドレスに

対する送信者権限が必要となりますので、予め権限を付与した上で実施して下さい。

 

これで「管理者への通知」フローは完了です。

 

続いて、2つ目のアクションとなる「回答者メールアドレス宛てのメール通知」

フローを設定します。

 

今回のアンケートは不特定多数の匿名回答を想定していますが、アンケートの最後に

メールアドレスを記載頂く箇所を設けて、そちらに回答頂いた方のみメール通知を

行う想定となります。

Image61  

そのため、匿名回答を選択した回答者にはメールを通知を行わない条件を追加します。

 

「新しいステップ」をクリックし、「条件の追加」を選択します。

Image5

条件ステップで、「値の選択」をクリックします。

ここには、メールアドレス回答に紐づく質問項目を変数として指定します。

メールアドレスが回答結果として格納されている変数は「g.最後に、回答者様の

メールアドレスをお書きください」が該当しますので、変数の一覧から選択肢

左端のフィールドに割り当てます。

Image6

Image7_3

条件は次の値を含まない」を選択し、値には「匿名回答」と入力します。 

Image7

「はいの場合」に対して、アクションを追加します。 

アクション一覧から「Outlookメール送信」を選択します。

 

まず宛先には回答者メールアドレスを指定します。

宛先のフィールドを選択すると画面右側に利用可能な変数が表示されます。

 

画面右端の「もっと見る」をクリックすると、アンケートフォームの質問事項の

一覧が表示されます。

Image8

Image9

件名には手動で以下のように入力しました。

「【御礼】アンケートにご協力頂きましてありがとうございました」

 

本文には、回答者様に対して回答結果を添えて記載したいと思います。 

先程の件名と同じ要領でメール本文にアンケートフォームの回答項目を変数として

埋め込んでいきます。変数以外にも、補足的な文章などを添えてメール本文を構成

していきます。

Image11

最後に管理者グループへの通知設定と同様に詳細オプションを開いて、「差出人」

フィールドに管理者用グループアドレスを入力します。

Image12_2

以上で、Flowに関する処理も完成しましたので、最後に「保存」をクリックします。

Image13

  • 動作の確認

それでは最後に実際の動作を確認したいと思います。

まず回答者としてアンケートフォームに回答を入力します。

今回は匿名回答ではなくメールアドレスを入力して回答を送信します。

 

まず一つ目のアクションとして、管理者用Office365グループ宛てにメールが

通知されていることを確認します。

 

管理者グループのメンバーとしてログインし、受信ボックスを確認すると、

新規回答があった旨のメールが正しく届いていました。

Test01_2  

メール本文のリンクをクリックすると回答結果を確認出来ました。

Test02

2つ目のアクションとして、回答者者への回答受領メールの受信を確認してみたいと
思います。

こちらも期待通り、回答者に対してメールが正しく届いておりました。

Test04

 

  • まとめ

 2回の連載でFormsとFlowについてお伝えしてきましたが如何でしたでしょうか。

 最後にFormsとFlowのポイントを改めてお伝えしたいと思います。

 

・Formを利用する事で簡単にアンケートやレポート等、グラフィカルなフォームが

 作成できます。

・Flowによって様々な業務を自動化する事が出来ます。

・Forms & Flowを連携するだけで、身近なところから自動化を始められます。

 

皆さんも是非FormsとFlowで自動化の第1歩を踏み出して頂けたらと思います。



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今回も最後まで読んで頂きありがとうございました!

記事投稿者:津久井

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